راهنمای خرید فایل و کمد اداری

یکی از مهمترین و کاربردی‌ترین قسمت‌هایی که در تمام محیط‌های اداری و شرکت‌ها وجود دارد؛ فایل و کمد اداری است. فایل و کمد اداری، یک فضای مناسب برای قرار دادن پرونده‌ها، اسناد و مدارک را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد.

این فایل‌ها و کمدها به علت تقاضای بالا دارای تنوع زیادی در طرح، رنگ و جنس هستند. شما با توجه به نوع کارتان(خدماتی، آموزشی، صنعتی، بهداشتی، پزشکی و غیره) و دکوراسیون محیط کار خود، می‌توانید تجهیزات مناسب خود را انتخاب و خریداری کنید.

داشتن دفتر کار تمیز، منظم و مرتب نه تنها نشان دهنده حرفه‌ای بودن ، بلکه باعث افزایش بهره‌وری حین کار هم می‌گردد. حفظ نظم و ترتیب در فضای فشرده چالشی بزرگی است؛ اما با استفاده از چیدمان درست و ابزارهای ذخیره سازی مناسب می‌توان بهترین استفاده را از فضای دفتر داشت.

هنگام صحبت از فضای ذخیره سازی و ساماندهی شاید هیچ چیز به اندازه فایل و کمدهای اداری مرسوم به ذهن نرسد. در حالیکه دفتر و محیط‌های کاری طی دهه‌های گذشته دستخوش تغییرات زیادی شده‌اند اما فایل‌های اداری تقریباً بدون تغییر مانده‌اند.

امروزه حجم زیادی از اطلاعات به صورت دیجیتال دخیره شده و علیرغم وجود فضاهای ذخیره سازی مجازی و آنلاین، هنوز هم در بسیاری از مواقع نیاز به ذخیره نسخه فیزیکی اسناد، الزامی است. یک فایل اداری امکان دسترسی سریع و راحت به پرونده‌ها را فراهم می‌کند.

در بین انواع مختلف فایل‌ها و کمدهای اداری که طراحی و ساخته شده‌اند، مدل‌هایی وجود دارد که قابل جابجایی هستند و شما می‌توانید هنگام جابجایی پرونده‌ها و نیاز افراد به آنها زحمت حمل پرونده‌های سنگین و اوراق تعداد بالا را کم کنید و کل فایل را یکجا جاب‌جا کنید.

چرا باید فایل و کمد اداری خرید؟

دلیل اصلی، داشتن فضای ذخیره سازی راحت و هماهنگ با فضای اداری است. اگر دفتر کار شما هنوز به فناوری‌های بدون کاغذ و دیجیتال مجهز نشده و یا نیاز مبرم به داشتن اسناد فیزیکی دارید در اینصورت بدترین کار ممکن چیدن بدون نظم و ترتیب اسناد در کشوی میزهایتان است. این کار نه تنها باعث ایجاد بی نظمی شده بلکه در صورت نیاز به اسناد، سرعت یافتن آنها بسیار کم خواهد شد.

مزایای فایل اداری چیست؟

• ساماندهی بهتر اسناد و مدارک
• دسترسی آسان به اسناد و مدارک
• ایجاد سطحی از امنیت برای اطلاعات محرمانه
• قابل تطبیق با محیط کار
• جلوگیری از شلختگی و بی نظمی

انواع مختلف فایل اداری را بهتر بشناسیم

امروزه فایل‌ها و کمدهای اداری در اندازه‌ها، مدل‌ها و جنس‌های مختلف برای مصارف متفاوت، تولید می شوند.

فایل جانبی

فایل اداری جانبی دارای کشوهایی با قابلیت باز شدن از سمت طولی است. معمولاً دارای کشوهایی پهن‌تر هستند که عمق مدل‌های دیگر را ندارند. این چیدمان، مناسب فضاهای کوچک است که امکان بیرون آمدن کشوهایی طولانی وجود ندارد. این فایل‌های اداری جانبی این امکان را به کارمندان می‌دهند تا در موقعیت نشسته کشوها را وارسی نمایند.

فایل عمودی

مدل‌های عمودی کشوهایی دارند که از سمت عرض باز می‌شوند و معمولاً دارای عمق بیشتری هستند. این نوع فایل اداری معمولاً ارتفاع بیشتری نسبت به مدل‌های جانبی دارند و نیاز به فضای کافی جهت باز شدن کشوها دارند و دسترسی آسان به پرونده‌های قرار گرفته در طول کشو را فراهم می‌کنند.

فایل افقی

کمدهای اداری افقی فضای بیشتری از دیوار را نسبت به کمدهای اداری عمودی اشغال می‌کنند. 20 اینچ عمق دارند همین موضوع موجب شده که به فضای کم‌تری برای باز شدن نیاز پیدا کنند. این کمدها در اداره‌های پر رفت و آمد که بسیار شلوغ بوده و بزرگ هستند؛ استفاده‌ فراوانی دارند. دارای حجم داخلی بالایی هستند و پرونده‌های  فراوانی را در خود جای می‌دهند.

فایل پهن

فایل‌های اداری پهن معمولاً برای نگهداری اسناد بزرگتر که به صورت افقی روی سطح نگهداری می‌شوند استفاده می‌گردد. این فایل‌های اداری دارای کشوهایی کوتاه و جادار هستند که می‌توانند برای نگهداری بوم نقاشی، نقشه‌ها و سایر اسناد عریض استفاده شوند. دیگر نگران آسیب زدن به اسناد و مدارک در اثر تا کردن یا لوله کردن نخواهید بود.

فایل متحرک

جای تعجب نیست که کابینت‌های فایل متحرک به راحتی می‌توانند در محیط کار حرکت داده شوند. در زیر این فایل‌های اداری، چرخ یا گوی‌های کوچکی تعبیه شده تا بتوان آنها را راحت روی فرش یا دیگر سطوح حرکت داد.

این موضوع امکان حرکت ساده کابینت در دفتر کار و همچنین کنار زدن آن از سر راه در مواقع عدم نیاز را فراهم می‌کند. به جای استفاده از یک فایل اداری ثابت که فضایی را دایما اشغال می‌کند؛ می‌توانید یک مدل متحرک را زیر میز خود قرار دهید و در مواقع نیاز به دسترسی به یک پرونده آن را بیرون بکشید.

فایل سه کشویی

در بعضی از فایل‌ها و کمدها سه کشو در کنار یک میز قرار دارد که دیگر قفسه جدا برای فایل‌ها در نظر نمی‌گیرند. این کشوها می‌توانند جای خوبی برای لوازم کارمندان اداری باشد تا بتوانند به راحتی هر بار که به این ابزار نیاز داشتند به آن دسترسی داشته باشند.

نتیجه گیری

در این مقاله به بررسی اهمیت خرید فایل و کمد اداری و انواع آن پرداختیم. در حین خرید فایل‌ها اول باید نیاز کاری و فضای موجود را مدنظر قرار دهید؛ بعد فایل مناسب و هماهنگ با سایر اجزای دکوراسیون محل کار را انتخاب کنید.